Archiviazione documentale

Job3 Document

Ogni giorno il tuo ufficio è raggiunto da documenti di ogni formato: carta, fax, messaggi via posta elettronica e da tutti i documenti che crei tu stesso.
Non sarebbe utile poterli trovare tutti in un unico posto, ordinati e catalogati?

Job3 Document è la risposta a questa domanda. Abbiamo realizzato Job3 Document pensando al lavoro quotidiano negli uffici dei nostri clienti, dove i documenti devono essere scambiati, modificati, annotati, raccolti in fascicoli e soprattutto, trovati velocemente.

Informazioni Generali

Job3 Document è un programma di gestione documentale. Contiene una serie di funzioni che ti permettono di ridurre drasticamente il numero delle stampe e le copie dei documenti di carta che circolano in azienda, con un chiaro risparmio di tempo e denaro e un importante guadagno di organizzazione e sicurezza delle informazioni.

Organigramma

La sicurezza è determinata dall’ organigramma di Job3 Document che, come nella tua organizzazione, indica le mansioni di ciascun utente e cosa può fare con i documenti in archivio.
Ogni utente è identificato da password e può essere collegato a quello di Windows, in questo modo si evita di digitare la password per entrare nel sistema.

Ciascun utente fa parte di un ufficio e per ogni ufficio si decide quali documenti può consultare, modificare, inserire o cancellare, esattamente come nella vita reale consegniamo le chiavi degli uffici con le informazioni più riservate solo a chi ne deve far uso.

Archivio

L’archivio di Job3 Document è composto da tipi di documento e da fascicoli, e ogni documento può essere archiviato contemporaneamente in più fascicoli con pochi click, significa che potrai inviare più copie dello stesso file a più persone senza doverlo duplicare con delle stampe o dei messaggi email.

Non c’è limite al numero di tipi di documento e di fascicoli che si possono creare e per praticità Job3 Document crea automaticamente un fascicolo personale per ogni utente nel quale può salvare i file con cui lavora più di frequente. Inoltre nei fascicoli si possono inserire dei sotto-fascicoli, così come negli archivi cartacei troviamo: armadi che contengono faldoni a loro volta suddivisi in cartelline ecc.
Puoi archiviare i file nei fascicoli di Job3 Document con un copia incolla da windows o con altre semplici funzioni, ma se vuoi inserire delle informazioni in più per trovare i documenti ancora più facilmente puoi usare i tipi di documento.
Per ogni tipo di documento potrai definire il nome: ordini, fatture, ddt, circolari, comunicazioni, verbali, progetti, ecc. e i dati che lo contraddistinguono; per ogni dato potrai indicare se è obbligatorio compilarlo e se si tratta di numero, valuta, data o testo: in questo modo crei delle schede che gli utenti potranno compilare quando inseriscono il documento.

I tipi di documento possono essere molto utili per fare delle ricerche puntuali in archivio e tieni presente che se due documenti di tipo differente contengono uno stesso dato li potrai cercare assieme.
Nei tipi di documento c’è anche la possibilità di inserire un protocollo automatico, molto utile per numerare in modo ordinato la corrispondenza in uscita o i documenti contrattuali.

Inserire i documenti

Ci siamo posti la domanda: quanto tempo del mio orario di lavoro devo dedicare all’archiviazione dei documenti?
E la risposta è stata: “il minor tempo possibile”.
Con questa convinzione abbiamo realizzato la parte di acquisizione dei documenti in Job3 Document che è specializzata secondo la fonte e il formato dei documenti.

Possono provenire da multifunzione per i grandi volumi o da scanner da tavolo per i documenti di ogni giorno, vi dovete semplicemente occupare di togliere i documenti dalle buste e rimuovere le pinzature.
Poi basta un click in Job3 Document e dopo avere selezionato il tipo di documento adatto, Job3 Document avvia la scansione e archivia direttamente la carta trasformandola in file immagine o nel pratico formato PDF.

Job3 Document ha una funzione di riconoscimento di codici a barre durante la scansione, che gli consente di leggere grandi quantitativi di fogli separando i documenti da solo grazie al barcode; l’uso intelligente di questo accorgimento permette di risparmiare tempo per tutti i documenti prodotti dall’azienda che vengono emessi e poi vengono restituiti con timbri o firme.

E’ semplicissimo archiviare file da Windows, basta un copia/incolla all’interno di un fascicolo di Job3 Document oppure si può usare la funzione “Invia a” di Windows.

Posta elettronica

Troverai un pulsante di Job3 Document direttamente nel programma di posta elettronica Microsoft Outlook per archiviare in un click uno o più messaggi, con tutti i loro allegati.

Stampa su Job3 Document

Invece di fare una stampa su carta, prova a stampare sulla stampante virtuale di Job3 Document. Avrai un documento in formato PDF pronto per essere archiviato e condiviso con i colleghi. Praticamente tutto ciò che è possibile stampare è anche archiviabile in Job3 Document!

Trovare i documenti

La filosofia di Job3 Document è: riduci il tempo di ricerca dei documenti dall’istante in cui ci pensi.

La ricerca full-text

La tecnologia che abbiamo scelto di utilizzare permette risultati di ricerca rapidi e fruibili. Mentre inserisci i documenti, una speciale procedura chiamata full-text , in modo analogo a quello che avviene sui motori di ricerca in internet, legge il contenuto di ogni file parola per parola e le memorizza creando una sorta di dizionario del tuo archivio.

Ti basterà inserire un’argomento, parola o dato nella casella di ricerca rapida per avere subito la lista dei documenti che parlano di quell’argomento.

Ricerca per indici

Job3 Document ti consente di fare ricerche anche più raffinate selezionando con dettaglio i tipi di documento da trovare e i parametri di ricerca per gli utenti più esperti.

Potrai ad esempio cercare nuumeri usando espressioni come “maggiore di 100 o compreso tra 10 e 20” e cercare parole utilizzando solo porzioni di esse.

Il risultato della ricerca

Potrai fare più ricerche contemporaneamente e confrontare i risultati, inserire ulteriori filtri di ricerca e ordinare i risultati come in un foglio di calcolo.

Puoi sfogliare l’elenco dei rintracciati come fosse un fascicolo e selezionare più documenti assieme per inviarli a colleghi o raggrupparli assieme per consultarli successivamente.

Lavorare con i colleghi

Scopri tutte le funzioni che semplificano il lavoro di ogni giorno in Job3 Document, le abbiamo inserite ascoltando le esigenze dei clienti e seguendo un percorso di ottimizzazione che punta a eliminare sempre più gli sprechi di carta e di tempo nella collaborazione con i colleghi.

La tua scrivania

In Job3 Document abbiamo ricreato uno spazio personale e dinamico per fare in modo che ciascuno si trovi a proprio agio, il workspace, o scrivania.
Qui ogni utente può inserire collegamenti ai documenti e ai fascicoli che usa più di frequente e può consultare tutte le notifiche ricevute dai colleghi o dal sistema.

La barra degli strumenti viene configurata con le funzioni più utili all’utente e un pannello ricorda i documenti visti più di recente, così da poterli usare senza doverli ricercare.

Job3 Document è parte attiva del lavoro di ogni giorno, invia notifiche su scadenze, promemoria, avvisi, richieste di prendere visione o anche di firma elettronica su documenti.
Queste attività possono essere richieste direttamente da un utente oppure possono essere attivate automaticamente dal software in particolari condizioni. Documenti e fascicoli possono essere inviati come collegamenti ai propri colleghi che vedono esattamente gli stessi file, non un duplicato come avviene per la posta elettronica.

La visione avviene sempre in sola lettura e se un utente ha necessità di modificare un documento, ne può richiedere l’estrazione. Tutti gli altri continueranno a vedere il vecchio documento fino a che le modifiche saranno state salvate e ne verrà creata una nuova versione. Ognuno potrà poi consultare le diverse versioni del file.

Per ogni file è possibile inserire annotazioni, file allegati e collegati, e agli utenti che non usano Job3 Document è possibile inviare i file tramite la posta elettronica tradizionale.

Tutte le operazioni di visualizzazione, di notifica, di firma, di estrazione e di modifica vengono tracciate in un preciso log per chiunque acceda al file, disponibile sempre.
E’ uno strumento utile a comprendere come le informazioni transitano all’interno dell’azienda e quali passaggi ha subito nella sua storia.
Job3 Document permette l’estrazione di documenti e di fascicoli dall’archivio per consultarli anche quando si è fuori rete. Al successivo accesso al sistema si potranno sincronizzare con l’archivio. Job3 Document segnalerà quali documenti sono stati spostati, inseriti, modificati e cancellati e l’utente potrà indicare cosa fare per ciascuno di essi o per tutti assieme.
In Job3 Document è presente il modulo di conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti. Una procedura già adottata da numerosi enti ed aziende che permette di dare valore legale ai documenti informatici rendendone superflua la copia cartacea a tutti gli effetti di legge.
Fai questo passo verso la dematerializzazione affidandoti ai nostri esperti che ti sapranno guidare negli adempimenti normativi per liberarti dal peso della carta.

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